Политика за поверителност на портала Luxevent и планера LXVNT
Тази политика обяснява как Луксевент Студио ЕООД обработва личните данни в клиентския портал и дигиталния планер на адрес mywedding.luxevent.bg (а след преместването на планера – и на my.lxvnt.bg), включително в личните покани, сайтовете на събитията и общите албуми. Тя се отнася за:
- клиентите (двойки, домакини на събития) и техните партньори с достъп до планера – както клиентите на агенцията Luxevent, така и тези, които са се регистрирали сами и ползват планера с проба или платен пакет;
- купувачите на подаръчни ваучери;
- гостите на събитията: хората, които домакините канят чрез портала;
- посетителите на сайт на събитие, авторите на пожелания и хората, които качват снимки в общ албум;
- доставчиците на събитието (фотографи, музиканти и др.), чиито данни са въведени в планера;
- хората, записали се в списъка за чакащи на LXVNT.
1. Кой обработва данните ви
Луксевент Студио ЕООД, ЕИК 205889153, ДДС № BG205889153, седалище и адрес на управление: гр. Русе, ул. Ради Иванов 1, управител Айредин Айриев, телефон 0883493842.
Luxevent и LXVNT са марки на същата фирма. Където пише „LXVNT“, администратор на данните е същата фирма.
За всички въпроси за личните данни пишете на info@luxevent.bg или на адреса по-горе.
За данните в портала ние сме администратор по смисъла на Регламент (ЕС) 2016/679 (GDPR). Данните на гостите ни предоставят домакините на събитието: те решават кого да поканят. Порталът, съхранението, изпращането на поканите и сроковете обаче са наши. Затова ние отговаряме за тези данни и за правата ви по тях.
Ако сте клиент на друга агенция, която ползва планера под своя марка или на свой адрес, администратор на данните ви е агенцията. Ние обработваме данните само по нейни указания (като обработващ) и тази политика не се прилага за вас – прочетете политиката на агенцията.
2. Какви данни обработваме, защо и на какво основание
2.1. Клиенти и партньори
| Данни | Цел | Правно основание |
|---|---|---|
| Име, имейл, парола (пази се само криптографски хеш) | профил и вход | договор или стъпки преди сключването му (чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR) |
| Данни от заявката: имена, дата, място, брой гости, лице за контакт, телефон, имейл, желания, цветове, примерни снимки | изготвяне на оферта | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
| Оферти и тяхното електронно приемане: имена като подпис, дата и час, IP адрес; кога сте отворили офертата | сключване и доказване на договора | чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „е“ (законен интерес да докажем приемането при спор) |
| Плащания: суми, дати, начин на плащане | изпълнение на договора, счетоводство | чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „в“ (законово задължение) |
| Данните в планера: събитие, бюджет, задачи, срещи, идеи, въпросници, съобщения, документи, доставчици, график на деня, покана, сайт | услугата „дигитален планер“ | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
| Имейл известия и напомняния (плащания, срещи, седмичен обзор) | изпълнение на услугата | чл. 6, пар. 1, б. „б“; седмичният обзор се изключва от раздел „Събитие“ |
| Молба за отзив след събитието | подобряване на услугите | законен интерес (чл. 6, пар. 1, б. „е“); можете да откажете по всяко време |
| Технически записи: кой, какво и кога е променил; ограничаване на опитите за вход | сигурност | чл. 6, пар. 1, б. „е“ и чл. 32 GDPR |
Ако сте изпратили запитване през сайта LXVNT (фотобудки), то се предава на портала. Там автоматично се създава профил с вашия имейл, за да видите и приемете офертата си.
2.2. Гости
Домакините на събитието ни предоставят: име, обръщение в поканата, страна (на булката или младоженеца), група, имейл и телефон (ако са ги въвели), брой придружители и бележки.
Когато отговорите на поканата, записваме: дали ще присъствате, брой възрастни и деца, имената и менютата на придружителите и децата, които сте посочили, избраното меню, вашето послание и кога сте отговорили. Записваме и дали и кога поканата е изпратена и отворена, за да знаят домакините кой я е видял. Ако домакините разпределят гостите по маси, пазим и вашата маса.
- Цел: организиране на събитието, на което сте поканени: покана, потвърждение, меню, настаняване, благодарности след събитието.
- Основание: законен интерес на домакините и наш да организираме събитието, за което сте поканени (чл. 6, пар. 1, б. „е“ GDPR). Не използваме данните ви за реклама и не ги предоставяме на други лица за техни цели.
Здравна информация (напр. алергии). Това са данни за здравословното състояние. Порталът не ги изисква и не ги събира. Менютата в поканата (напр. вегетарианско, веганско, детско) са обикновен избор на ястие и не ги използваме за нищо друго. Ако имате алергия или друго изискване към храната, свържете се директно с домакините. Моля, не го пишете в посланието. Молим и домакините да не въвеждат здравна информация за гостите в бележките.
Когато пакетът на домакините спре. Ако домакините не платят пакета си, поканата, сайтът и албумът показват неутрална страница без имена, дати и снимки, а данните ви се изтриват заедно със събитието (раздел 8). От 14 дни преди до 14 дни след датата на събитието поканата остава активна.
2.3. Сайт на събитието, пожелания и общ албум
- Сайтът на събитието съдържа това, което домакините са публикували: имена, дата, място, програма, снимки, текстове. Може да включва имената на кумовете и шаферките и банкова сметка за подаръци. Достъпен е за всеки с адреса, освен ако домакините не са сложили парола. Поканените гости го отварят от личната си покана и без парола. По подразбиране сайтът е скрит от търсачките.
- Пожелания: вашето име и текст. Показват се на сайта след одобрение от домакините.
- Общ албум: снимките, които качвате, и името, ако го въведете. Името се показва до снимката. Показват се на всички с линка към албума (или QR кода), след одобрение от домакините, ако е включено одобрение. За да ограничим прекомерното качване, пазим криптографски отпечатък на IP адреса ви, а не самия адрес.
- Основание: законен интерес на домакините и гостите да споделят спомени от събитието (чл. 6, пар. 1, б. „е“).
Ако сте на снимка в албума и не желаете да се показва, пишете ни на info@luxevent.bg или помолете домакините да я скрият. Ще я скрием веднага и ще я прегледаме. Качвайте само снимки, за които хората на тях не биха възразили, особено когато на тях има деца.
Превю при споделяне. Когато линк към сайта, поканата или албума се изпрати в приложение за съобщения или социална мрежа (Viber, WhatsApp, Facebook и др.), приложението показва кратко превю: имената на домакините и датата на събитието, а при сайт без парола – и града (и началната снимка, само ако домакините са я избрали). Превюто с имената се показва само ако сайтът на събитието е публикуван без парола. В него никога няма данни за гостите, място, час или банкова сметка. Приложенията пазят превюто при себе си и то може да остане в чатовете и след изтриване на събитието.
2.4. Доставчици на събитието
Име на фирмата, лице за контакт, телефон, имейл, час на пристигане, суми. Въвеждат ги клиентът или нашият екип. Целта е координацията в деня на събитието, а основанието е законен интерес (чл. 6, пар. 1, б. „е“).
Името, часът на пристигане и телефонът се виждат и от хората, с които домакините са споделили линка „Денят“.
2.6. Регистрация и пробен период
| Данни | Цел | Правно основание |
|---|---|---|
| Имейл, имена, парола (хеш), вид и дата на събитието | създаване на профил и на събитието, начало на пробата | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
| Запис на приемането на Общите условия: коя версия, отпечатък на точния текст на отметката, дата и час, IP адрес (към момента на отметката) | доказване, че и кога сте приели условията | чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „е“ (законен интерес да докажем сключването при спор) |
| Код за потвърждаване на имейла (пази се хеш) | да сме сигурни, че имейлът е ваш | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
| IP адрес и време на регистрацията | ограничаване на масовите регистрации и злоупотреби | законен интерес – сигурност (чл. 6, пар. 1, б. „е“) |
| Отпечатък на имейла (HMAC-SHA256 на нормализирания имейл с таен ключ), датата на пробата | една безплатна проба на човек – да не се ползва проба отново с нов профил | законен интерес да предотвратим злоупотреба с безплатната проба (чл. 6, пар. 1, б. „е“) |
| Ползване в пробата: брой изпратени покани, снимки, заявки към AI, начало и край на пробата, удължавания | прилагане на лимитите на пробата, напомняния | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
| Писма за пробата (на 5-ия и 7-ия ден, при край, преди изтриване) | изпълнение на договора и предупреждение преди изтриване | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
За отпечатъка на имейла. От него не може да се възстанови имейлът ви. Можем само да проверим дали един имейл, въведен отново при регистрация, вече е ползвал проба. Той остава и след изтриване на профила – иначе всяко изтриване и нова регистрация биха дали нова безплатна проба. Пазим го 24 месеца от началото на пробата и после го изтриваме (раздел 8). Можете да възразите (чл. 21 GDPR) – ще преценим възражението, но по правило не можем да го уважим, без това да отвори пробата за повторна употреба.
За IP адреса в записа на приемането. Пазим го в явен вид 6 месеца и после го изтриваме. Останалата част от записа (без IP) пазим по раздел 8.
2.7. Абонамент, плащания и фактури
| Данни | Цел | Правно основание |
|---|---|---|
| Пакет, събитие, период, състояние (проба, активен, спрян), дати, история на промените, приложени отстъпки | изпълнение на абонамента | чл. 6, пар. 1, б. „б“ |
| Съгласията при поръчката: искането услугата да започне веднага, съгласието за автоматично подновяване, приетата версия на условията, отпечатък на точния текст, дата и час, IP адрес (6 месеца) | доказване на сключването и на съгласията по Закона за защита на потребителите | чл. 6, пар. 1, б. „в“ и „е“ |
| Данни за фактура: име, имейл, по желание адрес; за фирма – наименование, ЕИК, ДДС номер, адрес, МОЛ; резултат от проверката на ДДС номера в системата VIES на ЕК | издаване на фактура, счетоводство, данъци | законово задължение (чл. 6, пар. 1, б. „в“) по Закона за ДДС и Закона за счетоводството |
Плащания: сума, ДДС, дата, начин (превод или карта), основание LX-…, номер на фактурата; при превод – името на наредителя и сметката от извлечението | счетоводство, свързване на плащането с поръчката | чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „в“ |
| Писма за подновяване (7 дни преди), неуспешно плащане, спиране, промяна на цената | изпълнение на договора и задължения към потребителите | чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „в“ |
| Отказ от договора (дата и час, името и имейлът, които сте посочили, сумата за връщане), рекламации и отговорите ни | изпълнение на задълженията по ЗЗП, защита при спор | чл. 6, пар. 1, б. „в“ и „е“ |
Тези писма са част от услугата, а не реклама. Не можете да се отпишете от тях, докато имате абонамент.
2.8. Ваучери и облаги за клиентите на Luxevent
- Купувач на ваучер: име, имейл, данни за фактура, плащане – за продажбата и счетоводството (чл. 6, пар. 1, б. „б“ и „в“). Пазим само криптографски отпечатък на кода и последните 4 знака. Записваме кой е използвал кода и за кое събитие – за да не се използва два пъти.
- Облаги за клиентите на Luxevent: ако сте приели оферта на Luxevent за събитието, сборът на приетите оферти определя отстъпка или безплатен пакет в планера. Това се изчислява автоматично от същата фирма, по същите данни, само за да получите облагата (чл. 6, пар. 1, б. „б“). Данните от офертата не се показват другаде в планера.
2.9. Достъп на поддръжката до планера
По подразбиране екипът ни не вижда съдържанието на планера на самостоятелно регистрираните клиенти (гости, съобщения, файлове), а само данните за пакета, датите, броя на гостите и плащанията.
Ако натиснете „Разреши достъп на поддръжката“, екипът може да отваря планера на събитието за 7 дни, за да ви помогне. Можете да спрете достъпа по-рано. Всяко отваряне се записва (кой, кога). Основание: вашето искане и изпълнението на договора (чл. 6, пар. 1, б. „б“).
2.10. Списък за чакащи
Имейл, по желание датата на събитието и града. Записът става активен, след като го потвърдите от писмото. Ще ви пишем веднъж по имейл – когато планерът започне. Писмото за потвърждение на записването е служебно. Основание: вашето съгласие (чл. 6, пар. 1, б. „а“), което оттегляте с линка за отписване. Пазим данните до 3 месеца след отварянето.
При поканите за закритата бета пазим само криптографски отпечатък на имейла, за да не ви изпратим втора покана. Самият имейл е само в писмото.
2.11. Новини и предложения
Пращаме новини и предложения само ако сте се съгласили с отделна, неотметната по подразбиране отметка – и на настоящите си клиенти. Записваме кога и с какъв текст сте дали съгласието (и IP адреса – за 6 месеца), за да можем да го докажем (чл. 7, пар. 1 GDPR). Можете да оттеглите съгласието по всяко време – с линка във всяко такова писмо или с писмо до info@luxevent.bg.
3. Задължителни ли са данните
- Имейлът е нужен за профила.
- Контактът в заявката е нужен, за да ви изготвим оферта.
- Данните за фактура са нужни, за да купите пакет (законово изискване). За физическо лице не искаме ЕГН.
- Гостът не е длъжен да отговаря на поканата или да посочва меню.
- Името в албума не е задължително, а за пожеланието е.
4. Кой получава данните
- Нашият екип (администраторите на портала и вашият координатор). Работят само по нашите указания и са задължени да пазят поверителност. При самостоятелно регистрираните клиенти екипът вижда съдържанието на планера само по раздел 2.9.
- Домакините и техните партньори в планера: виждат данните на гостите на своето събитие.
- Гостите: виждат само своята покана и публикуваното в сайта и албума.
- Обработващи от наше име:
- JetHost – хостинг, база данни, изпращане на имейли, резервни копия, България;
- външният ни счетоводител – счетоводната обработка на фактурите и плащанията.
- Банките – вашата и нашата – при банков превод и връщане на суми.
- Самостоятелни администратори, до които стигат ограничени данни:
- OpenStreetMap Foundation (Обединеното кралство): търсене на адрес и плочките на картата. Браузърът ви зарежда картата директно от тях и те получават вашия IP адрес.
- Ресторант, зала и други изпълнители, когато домакините или ние им предоставим списък (напр. на ресторанта – само броят по менюта и по маси, без имена).
- Държавни органи, когато законът го изисква (напр. НАП при данъчна проверка, КЗП при проверка по жалба).
Когато домакините изпращат поканата през WhatsApp, Viber или собствената си поща, това става от техните устройства и профили, по правилата на тези услуги.
5. Предаване извън Европейския съюз
- Обединеното кралство (OpenStreetMap Foundation): въз основа на решение на Европейската комисия за адекватност.
6. Автоматизирани решения
Не вземаме решения само въз основа на автоматизирана обработка, които имат правни последици за вас или ви засягат също толкова значително (чл. 22 GDPR).
Някои стъпки по абонамента стават автоматично, по правилата на договора, които сте приели: край на пробата, спиране при неплащане, изтриване след предупрежденията, отказ на втора безплатна проба, изчисляване на облагата по офертата. Ако смятате, че е станала грешка, пишете ни – човек ще прегледа случая.
7. Как пазим данните
Връзката е само през HTTPS. Паролите се пазят като хеш. Файловете са в базата данни, а не в публична папка. Личните линкове са с дълги случайни кодове. Достъпът на екипа е по роли, а промените се записват. Правим резервни копия. При нарушение на сигурността следваме вътрешна процедура: уведомяваме Комисията за защита на личните данни до 72 часа (чл. 33 GDPR), а засегнатите хора – без забавяне, когато рискът за тях е висок (чл. 34 GDPR).
8. Колко време пазим данните
Сроковете по-долу въвеждаме в следващата версия на портала. Дотогава данните не се изтриват автоматично, но можете по всяко време да поискате изтриване на info@luxevent.bg.
| Данни | Планиран срок |
|---|---|
| Имейл, телефон, обръщение, бележки, меню, послание и история на отговорите на гостите, имената и менютата на придружителите и децата | до 3 месеца след датата на събитието, после се изтриват. Личният линк към поканата спира да работи |
| Планерът: събитие, задачи, бюджет, гости (имена), маси, покана, сайт, общ албум, пожелания, съобщения, документи, въпросници | 12 месеца след датата на събитието. Месец преди това ще ви пишем, за да изтеглите данните и снимките. Изтриваме най-рано 30 дни след това писмо |
| Архив „Изтегли всичко“ | 24 часа след създаването; линкът се отваря най-много 3 пъти. Винаги се изтрива преди изтриването на събитието |
| Заявки и оферти без приемане | до 12 месеца след датата на събитието или последната промяна (по-късната от двете) |
| Приети оферти, данни за приемането и плащанията | 5 години след края на годината на събитието (давност за вземанията). Счетоводните документи се пазят до 10 години по чл. 12 от Закона за счетоводството. Ако поискате изтриване по-рано, от приетите оферти пазим само номера, датите, сумите, статуса и услугите; имената, контактите, адресът, IP адресът и снимките се изтриват |
| Плащания за пакети и ваучери, данни за фактурата, номер на фактурата | 10 години от 1 януари на годината след плащането (чл. 12 от Закона за счетоводството). Остават и след изтриване на събитието и профила, но без съдържанието на планера |
| Записите на съгласията (при регистрацията, поръчката и за новини), отказите от договора, рекламациите | 5 години след края на договора или след изтриването на профила (давност). IP адресът в тях – 6 месеца, после се изтрива |
| Отпечатък на имейла за пробата | 24 месеца от началото на пробата; остава и след изтриване на профила (раздел 2.6) |
| IP адрес при регистрация | в линка за потвърждение на имейла – до 1 ден след изтичането му; в записа на приемането на условията – 6 месеца |
| Отпечатък на имейла за поканите за бетата | 12 месеца от поканата |
| Списък за чакащи | до 3 месеца след отварянето или до отписването |
| Клиентски профил | докато имате при нас събитие, заявка, оферта или абонамент. След това, ако не сте влизали в профила 24 месеца, го изтриваме при ежегодния преглед. Можете да изтриете профила по-рано от „Моите данни“ или по имейл |
| Данни на гост, който е поискал изтриване | до 14 дни след искането |
| Имейлите, които изпращаме | текстът на писмото се изтрива веднага щом пощата на сървъра го приеме (ако писмото не тръгне – след последния опит, най-късно до 7 дни). Адресът, темата, видът, статусът, датите и причината за неуспех (без адреси) пазим 30 дни за изпратените писма и 90 дни за неизпратените – за проверка дали писмото е тръгнало |
| Известия в портала | 12 месеца |
| Технически записи за сигурност (включително отварянията от поддръжката) | 24 месеца; опитите за вход – 24 часа |
| Резервни копия | нощните копия се пазят 7 дни, седмичните копия извън сървъра и копията на хостинга – до 30 дни. Изтритите данни остават в тях до изтичането им и не се използват, освен при възстановяване след авария. Тогава изтриванията се прилагат отново |
Ако има спор или ако поискате повече време, за да изтеглите данните си, можем да задържим планера, най-много с 12 месеца. Ако има спор, пазим нужните данни до приключването му. Задържането не спира исканията за изтриване на гостите.
9. Вашите права
Имате право:
- на достъп до данните си и копие от тях (чл. 15);
- на коригиране (чл. 16);
- на изтриване („да бъдете забравени“, чл. 17), освен когато законът ни задължава да пазим данните;
- на ограничаване на обработването (чл. 18);
- на преносимост: да получите данните си в машинно четим вид (чл. 20);
- на възражение срещу обработването на основание законен интерес (чл. 21). Ако сте гост, това означава, че можете да поискате да не ви пишем и да изтрием данните ви;
- да оттеглите съгласието си по всяко време, без това да засяга обработката дотогава (чл. 7, пар. 3).
Как:
- Клиенти и партньори: от менюто на профила, „Моите данни“, можете да изтеглите всичките си данни (ZIP с файлове JSON и документите ви), включително поръчките, историята на пакета и записаните съгласия, и да поискате изтриване на профила. За всяко събитие има и „Изтегли всичко“ – един архив с гостите и отговорите (Excel), масите, бюджета, задачите, доставчиците, поканата, програмата, снимките от албума, пожеланията и документите. Работи винаги, и когато пакетът е спрян. Искането за изтриване изпълняваме до 30 дни, след като проверим договорите и плащанията. Можете и да ни пишете на info@luxevent.bg или да се обадите на 0883493842.
- Гости: от личната си покана, „Вашите данни“, можете да видите основните данни, които пазим за вас, да поискате изтриване и да се откажете от писмата. За пълно копие на данните си (например бележките на домакините или разпределението по маси) ни пишете на info@luxevent.bg.
Ще отговорим до 1 месец (при сложни искания срокът може да се удължи с още 2 месеца, като ви уведомим, чл. 12, пар. 3). Може да поискаме да потвърдите самоличността си. Ако не можем да изпълним искането ви, ще ви съобщим причината и че можете да подадете жалба до КЗЛД или да потърсите защита по съдебен ред (чл. 12, пар. 4).
Жалба: можете да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни, гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, kzld@cpdp.bg, https://cpdp.bg. Молим ви първо да се обърнете към нас: ще се постараем да решим въпроса бързо.
10. Бисквитки
Използваме само строго необходими бисквитки и хранилище в браузъра. Не използваме рекламни, аналитични или проследяващи бисквитки, затова не ви питаме за съгласие с банер.
- luxevent_session пази входа ви в профила и защитава формите от подправени заявки. В поканата, сайта и албума е нужна за изпращане на отговор, пожелание или снимка и запомня дали сте отключили сайт с парола. Изтрива се при затваряне на браузъра; входът изтича след 1 час неактивност.
- luxevent_device се поставя само ако при двуфакторен вход отбележите „Запомни този компютър“: на този компютър входът е без код от телефона (7 дни за администратор, 30 за останалите). В нас е само отпечатък на случайния код, без IP и данни за браузъра. Отменя се с „Забрави всички устройства“, със смяна на паролата или с изтриване на бисквитката.
- Хранилището в браузъра (localStorage / sessionStorage) пази на вашето устройство удобства: кода на личната ви покана, името ви в албума, харесаните снимки, последно отвореното събитие и изгледи. Не ни се изпраща автоматично.
- Ако инсталирате портала като приложение, браузърът пази копие на файловете, за да работи и без интернет. При „Изход“ копието с данните се изтрива.
Можете да изтриете бисквитките и хранилището от настройките на браузъра. Ако изтриете luxevent_session, ще трябва да влезете отново.
11. Деца
Порталът е за пълнолетни клиенти. Пакет може да купи само лице над 18 години. Данни за деца (брой деца, имена на деца гости, снимки в албума) въвеждат родителите им, домакините или гостите. Молим ви да споделяте снимки на деца само със съгласието на родителите им.
12. Промени
При съществени промени ще ви уведомим в портала и по имейл поне 14 дни предварително. Актуалната версия е винаги на тази страница.